Klachtenregeling Smalbraak Notarissen

1. Begripsomschrijvingen

KNB

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, een publiekrechtelijke organisatie met als belangrijkste taak de zorg voor een goede beroepsuitoefening.

Kamer voor het notariaat

In ieder ressort is een kamer voor het notariaat gevestigd, waarvan het rechtsgebied samenvalt met het ressort. De tuchtrechtspraak over de notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen wordt in eerste aanleg uitgeoefend door de kamers voor het notariaat (en in hoger beroep door het gerechtshof Amsterdam).

Geschillencommissie

De Geschillencommissie voor het notariaat is belast met het behandelen van geschillen over declaraties alsmede algemene klachten. Nadere taken en bevoegdheden van de geschillencommissie blijken uit een hiervoor opgestelde verordening.

Notaris

Een notaris of een kandidaat-notaris tegen wie de klacht is gericht.

2. De interne klachtenprocedure

1. Wanneer een cliënt op enigerlei wijze ons kantoor benadert met een klacht, wordt de notaris daarvan in kennis gesteld.

2. Wanneer een cliënt een klacht indient bij de notaris zal die notaris de overige aan zijn kantoor verbonden notarissen daarvan in kennis stellen.

3. De notaris tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen. Een of meer andere aan het kantoor verbonden notarissen worden in ieder geval bij de behandeling van de klacht betrokken indien de cliënt dat wenst.

4. De notaris draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van dit Reglement.

5. De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt schriftelijk medegedeeld.

6. a. Wanneer in het contact met de cliënt de klacht niet tot tevredenheid wordt afgehandeld heeft de cliënt, indien de klacht betrekking heeft op een (foutieve) ambts- of beroepsuitoefening van de betreffende notaris, het recht de KNB om bemiddeling te vragen. Wanneer de bemiddeling door de KNB niet tot een bevredigende oplossing leidt, dan kan de cliënt een formele klacht indienen bij de kamer voor het notariaat.

b. Wanneer in het contact met de cliënt de klacht niet tot tevredenheid wordt afgehandeld heeft de cliënt, indien de klacht betrekking heeft op een declaratie, eveneens de mogelijkheid om schriftelijk de klacht voor te leggen aan de Geschillencommissie. Het vorenstaande geldt eveneens voor andere klachten voor zover de Geschillencommissie op grond van de wet bevoegd is deze klachten in behandeling te nemen.

3. Verantwoordelijkheden

1. De notaris is verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de klachten.

2. De klacht dient binnen 4 weken nadat alle voor de beoordeling van de klacht noodzakelijke informatie beschikbaar is, schriftelijk door het kantoor afgehandeld te zijn.

3. De notaris zorgt voor een reactie naar de klager.